存證信函怎麼寫?10個常見問題讓你一次搞懂存證信函!【吳于安律師專欄】

(鴻安法律事務所吳于安律師 撰)​

【存證信函】、【律師函】是發生糾紛或爭執時最常遇見的文書種類,不過雖然常見,也還是有很多人對【存證信函】不太了解,今天我們整理了10個最常被問到的存證信函相關問題,希望對於存證信函有疑慮的民眾可以比較了解存證信函的運作方式。

首先是10個常見問題:

1.存證信函是什麼?
2.什麼時候會用到存證信函?
3.存證信函怎麼寫?
4.存證信函可以寄平信嗎?
5.寄存證信函要多少錢?
6.存證信函有法律效力嗎?
7.存證信函跟律師函有什麼不一樣?
8.對方拒收存證信函怎麼辦?
9.收到存證信函可以不回覆或當作沒收到嗎?
10.存證信函寄出後,遺失原始正本怎麼辦?

1.存證信函是什麼?

簡單來說,存證信函是用來「告知對方」且「保存證據在郵局」的【文書資料】。

依《郵件處理規則》第34條所示:

「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。」

2.什麼時候會用到存證信函?

要做出意思表示,或是未來可能預計會採取法律行為時,就可以用到存證信函。最常見的情形就是有糾紛發生,還談不攏的時候,或是將來可能會需要進一步走到法院訴訟的情形時,都可以用到。

例如:有金錢借貸上的糾紛、鄰居之間住宅漏水的糾紛、要催告付款、交貨等等。

3.存證信函怎麼寫?

存證信函謄寫的方式有:

(1)手寫
(2)電腦文書作業列印

如果是選擇手寫的話,請記得到郵局臨櫃,購買存證信函專用函稿來填寫,注意一個格子只能填入一個字。

另因存證信函是寄件人要留一份、郵局要留一份、收件人一份,所以一式要三份,存證信函內容也須一模一樣。

如果是選擇電腦文書作業,可以直接搜尋郵局網站的存證信函格式,或是網路上的存證信函產生器都可以直接生成存證信函。

至於存證信函的【內容】要怎麼寫,這邊謹記三大原則:

a.發生什麼事
b.你要對方做什麼事
c.警示對方要在一段期間內達成,若超過期限,將會採取什麼行動

舉例來說,如果我借了十萬塊給小明,說好一個月後還錢,但小明一直不還,那我就可以寄一封存證信函給他,內容寫清楚我在什麼時間點借他錢,然後要求他在什麼時間點以前還錢,如果不還的話,之後會採取相關的法律行動。

4.存證信函可以寄平信嗎?

存證信函不能寄平信。

依《郵件處理規則》第34條所示:

「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。」

所以存證信函一定要掛號寄出,換言之,存證信函需要經過郵局櫃檯人員辦理,也需要蓋上該寄出郵局的戳章。

所以沒有經過郵局櫃台人員承辦的話,就算是存證信函格式的函稿,也不算是正當的存證信函喔。

5.寄存證信函要多少錢?

存證信函一式三份,費用依內容頁數的多寡來計算,並沒有固定的費用。也因為內容寫越多,費用就越貴,所以存證信函的內容盡量簡潔有力地表達發生事實、要求與後續會做什麼行動就好。

6.存證信函有法律效力嗎?

開頭說過,存證信函是一種【文書資料】,他是針對我們寄過去的存證信函立場來留存這個紀錄,所以並沒有特別的法律強制力,但仍然是一種意思表示的行使。

不過日後要是有訴訟,是可以表明我們曾經寄送的存證信函,來告訴法院我們的立場是什麼、做過什麼意思表示。

7.存證信函跟律師函有什麼不一樣?

律師函相比存證信函來說,在書寫上因有律師背書,也比較具有威嚇效果,而且會有律師協助做後續處理及接洽。

而存證信函的優勢是本身會在郵局留存一份,所以存證信函具有存證的效力,另外,律師函也可以用存證信函的方式來寄出喔。

8.對方拒收存證信函怎麼辦?

可以的話,收件人的通訊地址及戶籍地址建議都寄送一份。

如果存證信函因被拒絕簽收而遭退回,建議保留此封信件,因掛號函件被退回,都會註明退回理由,如果未來真的走到訴訟途徑,這也是一種佐證方式,來證明當初我們有想要做這件事。

9.收到存證信函可以不回覆或當作沒收到嗎?

收到存證信函後不理會或不回覆其實都算正常現象,因為收到存證信函不像收到法院傳票那樣有拘束力,所以收件人沒有任何回應也不會怎麼樣。

但是收件人不回應跟存證信函有沒有送達是兩回事,如果未來真的走到訴訟程序,說不定原告會主張說就是因為被告(收件人)的消極不面對、或惡意躲避原告的聯繫,來增加訴訟的請求基準也不一定。

10.存證信函寄出後,遺失原始正本怎麼辦?

寄出存證信函後,寄件人自己也會有一份留存,如果連自己的這份都遺失的話,可以拿原始寄出的郵局函件執據(收據)申請查閱或申請副本。

但是郵局保留該存證信函的效期是三年,所以要注意時間。

另外,如果當初的存證信函跟收據都遺失的話,可以向櫃台詢問看看提供相關身分證明文件能不能申請查閱或副本。

吳于安律師小叮嚀:
以上十個問題,是大家比較常對於存證信函會有的疑問,最後簡單複習一下,存證信函是一種表示意見的文書資料,仍然是法律文書,但不具有法律強制力,但是也不代表收到就可以都不理睬(有可能日後訴訟上受有不利益認定),如果有類似問題,還是建議諮詢一下律師的意見喔。

吳于安律師
吳于安律師

簡介:
服務超過100種產業、250間公司(包括上市櫃公司及數十間年營收破億之公司),也是各大協會、學會、公會等特聘法律顧問及講師,對於民事、刑事及行政爭訟案件都有豐富的實戰經驗。

客戶包括上市上櫃公司、加盟連鎖餐飲業、各類診所、室內/平面設計業、禮贈品業、文創業、廣告業、不動產仲介業、包租代管業、物業公司、保全公司、人力仲介、旅行社、工程業、生物科技業、花藝業、聯誼業、美容紋繡醫美業、資訊工程業、社區管理委員會等。

經歷:
鴻安法律事務所 所長兼主持律師
中華民國合格專利代理人
BNI三金質獎章會員
台北、新北、士林法律扶助基金會 扶助律師
台北市政府&中正區&文山區公所諮詢律師
中華影音行銷協會 理事兼顧問律師
台灣全球消費者權益保護協會 顧問律師
崔媽媽基金會 公益律師
中華民國人力仲介協會 顧問律師
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台灣植牙聯盟醫學會顧問律師
亞太微整形暨醫學紋飾美容協會 聯合發起人暨理事
台海兩岸影視文創交流協會 顧問律師
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社團法人台灣健康服務協會 常務監事

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