科技 新浪科技 當財務和雲計算相遇,需要雲端遠程辦公的會計們慌了……

當財務和雲計算相遇,需要雲端遠程辦公的會計們慌了……

原標題:當財務和雲計算相遇,需要雲端遠程辦公的會計們慌了……

冠狀病毒大流行改變了我們整個社會的工作方式,迫使每個人減少他們的社會互動次數。現在,非必要業務幾乎完全基於線上,許多公司發現遠程辦公比在辦公室工作更有效。

對於會計師來說,這種在線上的舉動暴露出傳統會計的低效率,甚至在大流行爆發之前,這種效率就已經過時了。對於仍在使用舊系統的用戶,應將大流行視為推動向更現代系統(最重要的是雲)過渡的催化劑。

雲計算允許會計師消除過時的、手工的和基於紙面的流程,同時增強控制和可見性。如果您還沒有切換到雲,現在是時候了。本文將介紹會計師從將他們的工作轉移到雲端所能享受到的一些好處,同時詳細說明如何做到這一點。

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雲會計使會計的生活更輕鬆

幾乎每一種職業都必須在雲端工作,會計師也不例外。它最大的好處是,會計師可以通過互聯網從世界任何地方獲取必要的文件,使團隊協作和靈活的工作就像在公園裡散步一樣。

傳統的會計通常要求你與你的電腦綁定,因為你的軟體和數據都存儲在本地硬碟上,限制了你靈活工作的能力。雲計算軟體改變了這一點,允許你在任何平台上工作,甚至是移動設備,只要你有正確的登錄信息。使用雲服務,無論您身在何處,您或您團隊的任何成員都可以輕鬆地訪問信息。

另一個好處是提高了雲服務的安全性。唯一允許訪問信息的人是會計團隊的指定成員,這意味著在團隊成員訪問之前,您的重要會計數據將被鎖定

與傳統系統相比,雲計算系統花費的時間和精力也少得多。因為更新是自動完成的,所以不需要浪費時間備份系統和應用更新。他們還大大減少了需要做的文書工作的數量,因為無紙發票可以很容易地傳遞給合適的團隊成員進行審批,無論他們在哪裡。這對降低郵寄、列印等額外的成本也有好處。

如何做出改變來適應雲

這種流行病應該會讓每個公司將其會計流程轉移到雲端。然而,許多花了多年時間逐漸適應舊流程的人認為這樣做很困難,但他們錯得再多也不為過。在辦公室外和雲端工作比以往任何時候都簡單

第一步應該是為遠程工作打下堅實的基礎。因為這場大流行迫使每個人都在自己的正常舒適區之外工作,所以遠程工作設置按需工作至關重要。為此,您應該首先確保您和您的整個團隊有一個將計算機更新到最新操作系統的過程。這樣,每個人都能在舒適的家裡快速高效地工作。你還需要檢查你的互聯網連接速度,因為工作和家庭互聯網連接可能會有很大的變化。你不想浪費時間等待信息載入。

有了基礎,下一步就是下載你需要的特定雲計算的會計軟體。根據您所在行業的不同,有幾種不同類型的軟體供您選擇,如工資單、應付帳款自動化以及介於兩者之間的所有軟體。這使得團隊的不同成員可以從世界各地輕鬆登錄,這是大流行期間的一項關鍵功能

安全是處理任何重要信息時的另一個重要方面。幸運的是,與傳統系統相比,基於雲的程序具有內置的安全選項,有助於限制對信息的訪問。只有能夠訪問帳戶的用戶才能訪問文檔,而雲架構充當安全的在線保險庫。

適應雲端遠程辦公

從主要在辦公室工作轉為在家工作並不是一件容易的事。有些人擅長在家工作,發現自己的工作效率更高,而另一些人則在沒有辦公環境的情況下苦苦掙扎。因此,重要的是你和你的團隊利用工具來確保每個人都儘可能順利地工作

時間管理對任何人來說都是成功的關鍵。在辦公室環境中,很容易知道你什麼時候需要完成一項任務,而且你的上司可能會提醒你。在家工作時,下載某種時間管理應用程序是很重要的,它可以幫助您和您的團隊組織和跟蹤在項目上花費的時間。通過這些應用程序設定員工需求將有助於確保每個人都以高效的速度完成任務。與你的團隊溝通,確保每個人都按計劃進行。

對於那些習慣於與同事建立辦公室關係的人來說,遠程工作也會降低團隊士氣。因此,讓每個人都保持聯繫是很重要的。這可以通過虛擬的茶歇時間和團隊的社交活動來實現。這樣,每個人都能保持積極性,即每個人在保持距離的時候也能保持聯繫。尤其是在這些困難時期,它確實能起到作用。

冠狀病毒已經導致每個會計團隊都在很大程度上改變了他們的運作方式。幸運的是,在雲的幫助下,會計團隊現在和將來都能夠保持高效和靈活。